Владимир Ильюков

Откладывать переход на 1С ЗУП 3.1 с 1с ЗУП 2.5 более нельзя. Период ограниченной поддержки 1С ЗУП 2.5, который фирма 1С осуществляла в 2017 году, заканчивается 31.12.2017 года. В начале 2018 года могут выпускаться лишь обновления, необходимые для сдачи отчётности за 2017 год, http://1c.ru/news/info.jsp?id=22222 . После этого полностью прекращается поддержка 1С ЗУП 2.5.

После успешного переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1 мы обязательно проводим семинар. На нём вы узнаете, какие объекты переносятся, а, какие не переносятся; где искать перенесённые данные, как и, что надо сверить.

Идеальный вариант - это осуществить переход на начало года. Такой вариант проще, а главное вы сможете уже за 1-й квартал подготовить для сдачи отчёт 6-НДФЛ в новой программе.

Сейчас уже не время сравнивать старую и новую версии программ. Отметим лишь, что 1С ЗУП 3.1 более функциональна и более удобна. Вот лишь некоторые её изюминки.

• Начисление зарплаты, НДФЛ и страховых взносов осуществляется одним документом.
• Приказ на увольнение и полный расчёт увольняемого производится одним документом.
• Штатное расписание можно вести без сохранения или с сохранением истории его изменения.
• Совмещение должностей и наличие учёта подработок.
• Синхронизация данных с 1С Бухгалтерия 3.0.
• И многое другое.

Не смотря на эти преимущества в большинстве случаев некоторые, пользователи не решались перейти на 1С ЗУП 3.1 по следующим причинам.

• Зачем переходить, если можно подождать.
• Новый, незнакомый и на первый взгляд непонятный интерфейс такси.
• Новая концепция ведения учёта кадров и расчётов заработной платы.

Последние два пункта оперативно разрешаются прохождением .

Переход на 1С ЗУП 3.1 осуществляется не путём обновления 1С ЗУП 2.5, а с помощью переноса данных. При первом запуске чистой информационной базы 1С ЗУП 3.1 автоматически включается помощник «Начальной настройки программы». В нём предусмотрено четыре способа заполнения информационной базы 1С ЗУП 3.1, рисунок.

Нас интересует переход с 1С ЗУП 2.5 на 1С ЗУП 3.1. Поэтому на следующем шаге помощник по умолчанию предложит рекомендованный переход на 1С ЗУП 3.1, рисунок.

• Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется ).
• Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты.

Полный вариант: «Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется)»

При таком способе переносятся все кадровые документы. Одновременно переносятся и все расчёты, начиная с указанного года. В определённом смысле этот переход можно назвать полным.

Кажется, что это лучший вариант. Ведь сохраняются все данные и это позволяет формировать любые отчёты за предыдущие годы. При идеальном полном переносе есть возможность учитывать расчёты, которые были сделаны до переноса в старой программе. Например, если первичный лист оформлен в декабре прошлого года, а его продолжение начинается в январе текущего года, то, как обычно, ссылаемся на первичный лист. При рекомендуемом переносе такой возможности нет, но проблема решается.

Преимущества полного переноса на самом деле кажущиеся. При полном переносе в новую базу вместе с нужными данными мигрируют также все ошибки и все косяки. Кроме этого переносятся все устаревшие, не актуальные данные. Разбираться потом со всем этим хозяйством будет чрезвычайно трудно. Эта трудоёмкость многократно увеличивается при большом количестве сотрудников и большом многообразии задействованных расчётов. Выверить все данные практически не реально. И самое неприятное то, что проблемы могут возникать в самый неподходящий момент.

Позволить себе полный переход с 1С ЗУП 2.5 на 1С ЗУП 3.1 могут те организации, у кого небольшая база и учёт вёлся практически без ошибок. В противном случае можно получить головную боль на длительный срок.

Краткий вариант «Использовать новые возможности кадрового учёта и начисления зарплаты»

Этот вариант часто называют рекомендованным или кратким переходом на 1С ЗУП 3.1. При таком способе на месяц начала ведения учёта переносится «срез» минимально необходимых данных. В определённом смысле это похоже на бухгалтерскую свёртку. Такой перенос обладает следующими преимуществами.

• Позволяет фактически с «чистого» листа начать учёт в новой программе. Весь мусор и ошибки прошлых лет остаются в старой программе. Не надо тратить время и силы на их поиск и устранение.
• Переносятся только актуальные данные. Например, сведения об уволенном сотруднике не переносятся, но переносятся данные соответствующего физического лица.
• Позволяет более оперативно привести новую программу после переноса данных в рабочее состояние.

При рекомендованном переносе в новую базу не переносятся кадровые документы. Но это не принципиально: вся кадровая информация переносится в специальные регистры. Карточку Т-2 всегда можно будет сформировать по записям в этих регистрах. К тому же программа 1С ЗУП 2.5 остаётся у в организации. Всегда можно посмотреть старые приказы и расчёты.

Когда осуществлять переход на 1С ЗУП 3.1

Формально переход на 1С ЗУП 3.1 можно осуществить на начало любого месяца. Но самым удобным и простым будет переход с начала нового года, с января. Такой переход особо привлекателен по следующим причинам.

• Отсутствуют накопленные с начала года данные по НДФЛ и страховым взносам. Следовательно, нечего проверять и корректировать после переноса с середины года. Это значительно упрощает переход.
• Перенос данных на начало января позволит видеть полную картину за весь год, получать своды, а при необходимости корректировать расчёты с начала года.
• Уже за 1-й квартал можно будет сформировать отчёт 6-НДФЛ.

Что требуется для успешного перехода на 1С ЗУП 3.1

Для успешного перехода с 1С ЗУП 2.5 на 1с ЗУП 3.1 необходимо выполнить некоторые подготовительные мероприятия.

• Пройти обучение по работе с программой 1С ЗУП 3.1. Есть не мало случаев, когда пользователи отказывались от обучения, полагая что они легко справятся самостоятельно. Однако после перехода на 1С 3.1 они вновь возвращались на 1С 2.5. Сейчас такой вариант уже не пройдёт.
• В месяце, предшествующем месяцу перехода завершить по максимуму все расчёты. Желательно погасить задолженность по зарплате, НДФЛ и страховым взносам.
• Подготовить базы к переносу данных.
• Осуществить технический перенос данных.
• Проверить и скорректировать перенесённые данные.

Действия пользователя по переходу на 1С ЗУП 3.1

Мир, созданный человеком, не идеален. Не идеален и помощник по переходу на 1С ЗУП 3.1 даже, если выбран рекомендованный вариант. После того, как будет осуществлён успешный перенос данных, в работу вступают пользователи.

Для этого они должны не только уметь работать с версией 1С ЗУП 3.1. Они должны чётко себе представлять, где и, что надо проверять и в случае необходимости исправлять. Вот небольшой список действий.

• Проверить справочную информацию.
• Проверить кадровые данные.
• Проверить начисления и удержания.
• Проверить данные для расчёта среднего заработка.
• Проверить остатки по взаиморасчётам.
• И многое др.

Необходимость тщательной проверки после переноса обусловлена двумя причинами.

• Ошибки в 2.5 . Ошибки в 1С ЗУП 2.5 при переносе сами по себе не исправляются. Например, в 2.5 были введены ошибочные данные сотрудника. Разумеется, они перекочуют и в 1С 3.1 и их надо откорректировать.
• Структура данных 3.1 . Структура данных и логика работы 1С ЗУП 3.1 существенно отличается от 1С ЗУП 2.5. Поэтому даже рекомендованный перенос не гарантирует отсутствия ошибок.

Не откладывайте на последний момент перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.1. Лучше всего осуществить переход на январь нового года.

Услуги по внедрению и сопровождению

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Переход с редакции 2.5 на редакцию 3.1

Переход от редакции 2.5 на 3.1 не происходит полностью автоматически, так как редакция 3.1 – это другая программа, в которой данные хранятся и обрабатываются иным способом, чем в редакции 2.5.

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных в новую редакцию необходимо сделать следующее:

1. Завершить все операции в текущей информационной базе (редакции 2.5): начислить зарплату, налоги, взносы, командировки, отпуска, больничные, передать данные в бухгалтерскую программу и т.д.
2. Сделать копию рабочей информационной базы и развернуть ее в локальном каталоге на своем рабочем компьютере. Обновить ее до актуального релиза.
   Посмотреть, какая версия программы установлена, можно из меню "Справка – О программе". Там же можно увидеть, в каком каталоге располагается информационная база.
3. Установить актуальный релиз конфигурации редакции 3.1 в новый, чистый каталог, создав новую информационную базу.
   При необходимости установить платформу "1С:Предприятие 8" требуемого релиза.

При первом запуске редакции 3.1 в чистой базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать "Перенести данные из программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 2.5 ".

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из меню "Справка – О программе" этой базы, и введите имя и пароль пользователя этой базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Выбор варианта переноса данных

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с "чистого листа", без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Сначала нужно установить месяц начала эксплуатации. Программа предусматривает возможность начать эксплуатацию с любого месяца. Если месяц не совпадает с началом года, то дополнительно будут перенесены данные для расчета НДФЛ и отчетности в фонды за текущий год.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Главное меню – Данные на начало эксплуатации

• Начальная штатная расстановка – данные для расчета зарплаты, актуальные на момент переноса.
• Начальная задолженность по зарплате – если кому-то не была выдана зарплата на момент переноса.

Меню Кадры – Сотрудники

• Личные данные сотрудников должны перенестись полностью.

Меню Администрирование – Переносы данных

Документы "Переносы данных" хранят:

• данные для формирования отчетности текущего года в случае переноса не с начала года (НДФЛ и СВ – страховые взносы, ПСС – пособия за счет средств ФСС);
• кадровую информацию (РКД – регистр кадровых приказов, ТДК – информация о трудовых договорах, РОтп – регистр отпусков, ИЛ – исполнительные листы);
• данные для расчета среднего заработка (ЗП_СЗФСС – для пособий ФСС, ЗП_СЗО – для отпуска).

Организационная структура

• Справочник "Организации".
• Справочник "Подразделения" и "Территории".

Необходимо привести и ее в соответствие реальной структуре предприятия.

Физические лица и сотрудники

Используйте кадровые отчеты для проверки перенесенных данных. Распечатайте личные карточки сотрудников и раздайте им для проверки – это хороший способ провести инвентаризацию данных сотрудников.

Начисления и удержания

• Один план видов расчетов "Начисления".
• Один план видов расчетов "Удержания".

Проверка формул в начислениях и удержаниях.

Вариант переноса №2

Дополнительно к данным первого варианта переноса формируются вспомогательные документы с кодами:

• РВ – рабочее время по всем сотрудникам за все периоды.
• ОСО – данные для расчета остатков отпусков.
• ЗП – данные о всех начислениях и удержаниях.
• НЗП – данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов и расчетных листков.
• ЗС – расчеты по займам.
• ВЗ – подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности.
• ДнСост – сведения об отсутствии сотрудников.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за прошлые периоды никуда не денутся, а останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

• Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
• Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
• Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

• Мобильное приложение;
• Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
• Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
• Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
• Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
• Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
• Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
• Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
• Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

• Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
• Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

• Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
• Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
• Виды расчетов (начисления и удержания);
• Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
• Договоры ГПХ;
• Действующие отпуска по уходу за ребенком;
• Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

• Вакансии;
• Вилки окладов из штатного расписания;
• Виды расчетов с произвольными формулами;
• Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
• Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
• Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
• Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
• Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
• Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
• Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
• Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
• Данные для расчета среднего заработка;
• Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
• Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
• Исполнительный лист;
• Заявление на вычеты по НДФЛ;
• Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
• Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

• Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
• Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

• Начальная штатная расстановка;
• Задолженность по заработной плате;
• Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

• всех сотрудников;
• их должности и дату приема на работу;
• подразделения;
• текущие плановые начисления;
• количество занимаемых ставок;
• вариант расчета аванса;
• графики работы;
• а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

• Список сотрудников;
• Подразделения;
• Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

• Список сотрудников;
• Период оплаты;
• Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

• ТДК — Информация о трудовых договорах;
• РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
• РОтп — Данные об отпусках всех видов;
• ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
• ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
• НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
• ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
• СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

• ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
• РОтп — Реестр отпусков;
• ОСО — Фактические отпуска;
• ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
• НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
• ЗС — Расчеты по займам;
• ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
• ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Подразделения;
• Графики работы;
• Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
• Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
• Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
• Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
• Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
• Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
• Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

• Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
• Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано .

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально осуществить переход на 3.0, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

• Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
• Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
• Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

• Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

• Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

• Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

• При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
• Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
• По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
• Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
• Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

• При выборе данного варианта переносятся документы.
• Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
• В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
• Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
• По взаиморасчетам переносятся все документы.
• При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
• Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

• Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
• Личные данные сотрудников;
• Начальную штатную расстановку;
• Начисления и удержания, корректность формул;
• Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней. Для пользования максимально широким функционалом и инструментарием рекомендуется также осуществить переход на ЗУП КОРП.

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:

1. «Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
   Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
   

   Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!
   

2. Развернуть ПУСТУЮ базу ЗУП 3.
3. Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3 до актуальных релизов.
   Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.
4. В ЗУП 3 в помощнике начальной настройки новой информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5.
   До ЗУП 3.1.8:
   Начиная с ЗУП 3.1.8:
   
   
5. Далее при работе в ЗУП 3.1.8 необходимо указать, как будет производится загрузка данных: прямым подключением к базе или через файлы:
   
   Про возможность загрузки данных через файлы читайте в публикации
   До версии ЗУП 3.1.8 был возможен только вариант загрузки прямым подключением в базе ЗУП 2.5.
   Далее в статье рассматривается перенос данных прямым подключением к базе.
6. Для загрузки данных из базы ЗУП 2.5 необходимо указать информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных:
   Если в базе ЗУП 2.5 был настроен список пользователей, то указать имя пользователя и пароль, под которым будет произведено подключение к ЗУП 2.5 (это должен быть пользователь с полными правами).
7. На следующем шаге по ссылке Настройка можно выбрать вариант переноса данных:
   Разработчики реализовали два варианта перехода на ЗУП 3 с ЗУП 2.5:
   — так называемый «рекомендованный» перенос – переключатель в положении (этот вариант также называется «новый перенос», «перенос остатков»);
   — так называемый «полный» перенос — переключатель в положение (для этого варианта также можно встретить название «старый перенос»).
   Для рекомендованного переноса потребуется указать месяц начала учета в ЗУП 3, для полного переноса – год, начиная с которого в ЗУП 3 будут перенесены все расчетные данные.
8. Запустить перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.
   

Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Выбор варианта переноса данных

Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

• Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
• Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
• Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
• Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).

Что потребуется довнести и настроить вручную:

• Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
• Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.

Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.

Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:

• Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
• Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
• Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
• Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).

Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.

Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации .

Сравнительная таблица вариантов переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Какие данные не переносятся в ЗУП 3

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:

• Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке);
• Настройки отражения в учете;
• Дополнительные реквизиты и сведения;
• Данные управленческого учета.

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда смотрите материалы