Матрица Эйзенхауэра
– это принцип расстановки приоритетов, который позволяет эффективно решать наибольшее количество задач в течение дня. Данный способ управления временем назван в честь его автора и создателя – тридцать четвертого президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра
. В силу своего положения он был вынужден выполнять огромное количество дел за день и для того, чтобы делать это успешно, придумал принципы планирования времени, которые впоследствии стали известны как матрица приоритетов Эйзенхауэра или квадрат Эйзенхауэра.
В чем заключается суть принципа Эйзенхауэра?
Это своеобразный процесс систематизации дел в зависимости от их важности и срочности. Эйзенхауэр предлагал делить дела на четыре категории в зависимости от их значимости. Все задачи нужно классифицировать и вписывать в своеобразную таблицу в виде четырех квадратов (A,B,C,D ). Для задач, которые требуют безотлагательного выполнения и имеют особую значимость, существует квадрат «А». В квадрат «В» вписываются дела, которые тоже очень важны, но с их выполнением можно повременить. Категория «С» - это место для дел, которые не так важны, но приступить к ним нужно незамедлительно. И наконец, в квадрат «D» включаются задачи неважные и не срочные. Такая расстановка приоритетов позволяет управлять своим временем.
Для того чтобы понять секреты тайм-менеджмента по принципу Эйзенхауэра, нужно как следует разобрать каждую из категорий.
В пространство этого квадрата вписываются дела и задачи, которые больше не могут ждать и являются очень важными для нас. Принцип Эйзенхауэра предполагает, что данный квадрат должен быть пуст, потому что человек, грамотно владеющий тайм-менеджментом, не допустит авральной, критической ситуации в делах. Часто дела превращаются в срочные по нашей вине. Привычка откладывать все на потом или примитивная человеческая лень – распространенные причины заполнения квадрата «А».
Все дела, которые связаны со здоровьем;
задачи, игнорирование которых, станет причиной проблем, трудностей;
дела, которые должны приблизить к поставленной цели.
Например:
Посещение медицинского учреждения;
совершение важного звонка по рабочему вопросу;
выполнение рабочей задачи, если близится крайний срок ее завершения;
приглашение специалиста с целью устранения серьезной технической неполадки;
отдых, в котором есть острая необходимость.
Не следует допускать переход текущих дел в квадрат «А», так как организовать нормальный рабочий процесс, постоянно находясь на грани аврала, очень трудно. Расстановка приоритетов должна происходить так, чтобы проблемы решались до их появления, то есть нужно просчитывать все ходы наперед и не откладывать важные дела на потом.
Матрица приоритетов Эйзенхауэра отводит этому квадрату значительную роль. Опыт подсказывает, если уделять внимание делам из категории «В» и систематически их выполнять, то результаты не заставят себя ждать. Такая расстановка приоритетов сделает рабочий процесс максимально эффективным и приблизит к успеху.
Реальное преимущество дел из этого квадрата в том, что на их выполнение есть достаточное количество времени, так как они несрочные. И важно помнить, что если не уделить таким делам внимание и время, то есть риск их перемещения в квадрат «А», чего нельзя допускать согласно принципу Эйзенхауэра.
Планирование рабочих проектов;
- действия предупреждающего характера;
- поиск новых партнеров;
- оценка результатов завершенных проектов;
- поиск дополнительных перспектив развития.
Сектор «С» квадрата Эйзенхауэра должен содержать задачи, которые не так важны, но являются срочными. Чаще всего расстановка приоритетов происходит так, что человек бросает все силы на выполнение этих задач и при этом не осознает, что это отдаляет его от поставленной цели. Такие дела отвлекают от того, что действительно важно.
Матрица Эйзенхауэра – это система, которая требует точного и безошибочного использования, поэтому важно правильно классифицировать задачи. При расстановке приоритетов многие путают задачи, которые относятся к квадрату «С» с задачами, относящимися к квадрату «А». Например, если начальник дал задание, которое требует незамедлительного исполнения, но не относится к работе, то эта задача должна оказаться в квадрате «С», как важная, но несрочная, а не в квадрате «А».
Матрица Эйзенхауэра настраивает на то, что нельзя отходить от намеченных целей и тратить свою энергию и время на отвлеченные и незначимые дела.
Нежданные гости, которые отнимут время и внимание;
ликвидация неприятных последствий собственной халатности;
срочные встречи, которых не было в вашем плане.
Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра должна происходить таким образом, чтобы задачам из этого квадрата уделялось меньше всего времени и сил. Их можно вообще не выполнять и это пойдет вам на пользу. Скорее всего, задачи будут несложными и интересными, но это не повод браться за них. Учитывая то, что они не приближают вас к намеченной цели, строго ограничивайте время на их выполнение или вовсе исключите из списка дел.
Пустые разговоры по мобильному;
развлечения и увеселительные мероприятия;
любые отвлекающие, мешающие основной деятельности объекты.
Матрица Эйзенхауэра поможет решить такую сложную задачу, как расстановка приоритетов. Этот метод позволит управлять своим временем и достигать намеченных целей.
Матрица Эйзенхауэра
является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными
.
Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».
Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:
- A – срочные и важные
- B – важные, но не срочные
- С- срочные, но не важные
- D – не срочные и не важные
Опишем подробно каждую из категорий.
A – срочные и важные
У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.
К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.
Примеры срочных и важных дела:
1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете
2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника
3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.
Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.
B – важные, но не срочные
К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.
Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.
Примеры важных, но не срочных дел:
1) Физическое здоровье
2) Обучение и курсы
3) Решение важных рабочих задач
Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.
С – не важные, но срочные
Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.
Примеры не важных, но срочных задач:
1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.
2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов
3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)
D – не важные и не срочные
Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.
В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.
Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.
В чем состоит суть техники?
Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.
Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.
Как возник этот принцип, кем сформирован?
Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.
Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.
Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?
Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.
Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.
Матрица позволит расставить правильные приоритеты - что может подождать, а что не потерпит отлагательств.
Что входит в квадрат А?
Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.
К делам повышенной важности можно отнести:
- проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
- то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
- дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.
За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.
Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.
Какие задачи предполагает квардрат В?
Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.
Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.
Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность - те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.
Какие дела входят в квадрат С?
В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.
В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.
Что входит в квадрат D?
У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.
Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.
Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?
Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.
В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:
- Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
- Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
- Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.
Практика применения принципа Эйзенхауэра
Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы - в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) - синим, а черным - неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.
Почему следует применять данный метод?
Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.
Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.
В бесконечном потоке дел можно растеряться, забыть что-нибудь или просто не успеть сделать. Невыполненные дела, таким образом, накапливаются и утяжеляют следующий новый день с новыми возможностями. И снова та же проблема: не успел, забыл, отложил на завтра.
Подобные ситуации зачастую происходят с теми, кто не умеет планировать, и в этом нет ничего удивительного, ведь процесс планирования требует определенных навыков тайм-менеджмента и особого внимания.
Существует немало техник планирования, позволяющих при правильном использовании временного ресурса извлекать для себя максимальную выгоду. Приведем пример наиболее эффективной и несложной техники, которая называется «матрица Эйзенхауэра» или «квадрат Эйзенхауэра» .
– это принцип расстановки приоритетов, позволяющий в течение дня решать наибольшее количество задач.
Этот принцип является одним из самых популярных в тайм-менеджменте. Им пользуются по всему миру: от простых работников до руководителей крупных организаций всемирно известных корпораций.
Основоположником данного принципа является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (34-й президент США). Учитывая свою занятость, он оптимизировал свой рабочий график благодаря систематизации дел в зависимости от их значимости, что привело к созданию собственной техники, которая отличилась простотой и уникальностью.
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Эйзенхауэр разделил дела на 4-е категории и вписывал их в таблицу, в которой четко выделил квадраты, позволяющие распределять запланированные задачи по их срочности и важности (a , b , c , d).
Каждому квадрату свойственно свое предназначение дел:
- «а» - безотлагательные особой значимости;
- «b» - немаловажные, с которыми можно повременить;
- «с» - не первой важности, но неотложные;
- «d» - несрочные и неважные.
Расставив приоритеты таким способом, можно научиться управлять временем , что поможет в достижении поставленных целей, повысит успеваемость в выполнении запланированных задач и повлияет на успех в той или иной деятельности.
Чтобы расставлять приоритеты по принципу Д. Д. Эйзенхауэра необходимо подробно изучить категории (квадраты) в его таблице .
Важные и срочные дела (категория а)
В квадрат данной категории вписываются запланированные задачи, являющиеся наиболее значимыми и очень срочными. По принципу Эйзенхауэра этот квадрат должен быть пустым, свободным для новой ежедневной записи, что для человека, владеющего навыками тайм-менеджмента, не даст возможности запустить срочность дел и допустить критическую ситуацию в случае их невыполнения.
Часто бывает так, что дела из квадрата « b » перемещаются в квадрат «а» из-за обычной человеческой лени, что является одной из причин его заполнения. Временами это может быть с каждым, но в случае ежедневного перебрасывания дел из квадрата в квадрат, стоит заняться самодисциплиной.
Для того чтобы избежать появления невыполненных задач в квадрате «а», необходимо своевременно выполнять задания других категорий и строго придерживаться перечня дел для этого квадрата. Также можно воспользоваться методом делегирования (перепоручение заданий кому-либо), что даст возможность урегулировать задачи и не оставлять хвосты несделанной работы.
Перечень дел для квадрата «а» :
- отрицательно сказывающиеся на достижении поставленной цели;
- проблемные, которые могут стать причиной неприятностей;
- связанные со здоровьем.
Важные, несрочные дела (категория b)
К данной категории чаще относятся наиболее перспективные и приоритетные дела. Эйзенхауэр отводит им значительную роль, так как их выполнение является залогом успеха. Как показывает опыт, если ответственно использовать время при выполнении дел, включенных в « b » квадрат, то хорошие результаты дадут о себе знать очень скоро .
Преимущество этого квадрата в том, что на важные дела есть нужное количество времени, что позволяет решать задачи конструктивно и обдуманно, в полной мере раскрывать свой потенциал и продумывать (анализировать) деятельность. Но важно знать, что откладывать в долгий ящик эти дела не стоит, так как есть риск переместить их в первый квадрат, что недопустимо по принципу Эйзенхауэра.
Примеры дел и задач квадрата « b »
:
- планирование проектов;
- партнерство (поиск, сотрудничество);
- итоги завершенных проектов (оценка о проделанной работе);
- поиск перспектив в целях развития.
Что касается повседневной жизни, то специалисты рекомендуют в данный квадрат включать дела, связанные с планированием, учебой, спортом, режимом питания и т.п.
Срочные, неважные дела (категория с)
К этой категории относятся второстепенные задания, не терпящие отлагательства. Часто происходит так, что человек спешит выполнить наименее важные задачи и, таким образом, отстраняется от поставленной цели. Матрица Эйзенхауэра требует точного использования техники, поэтому не стоит допускать ошибок в классификации задач.
Расставляя приоритеты, не нужно путать задачи, относящиеся к квадрату «с» с задачами квадрата «а». Приведем пример возможной путаницы:
Начальник дает поручение, требующее срочного выполнения, при этом данное поручение к работе никак не относится. Это задание следует занести в квадрат «с» и считать важным, но несрочным, так как отходить от намеченных целей нельзя, тем самым тратить свое время на то, что отвлекает от главного.
Примеры дел и задач квадрата «с» :
- нежданные гости, требующие внимания;
- незапланированные срочные встречи;
- избавление от неприятностей, возникших по собственной халатности.
Несрочные и неважные дела (категория d)
Это задания, которые готовы ждать своего временного ресурса, сколько понадобится или и вовсе могут остаться невыполнимыми. Скорее к этой категории относятся дела несложные и интересные, но не стоит хвататься за них, они только тормозят рабочий процесс и отодвигают от цели.
Примеры дел и задач квадрата « d » :
- пустые телефонные разговоры;
- развлекающие мероприятия;
- любые события, которые отвлекают от работы.
Расставив приоритеты по принципу матрицы Эйзенхауэра, несомненно, можно успеть сделать многое и приблизиться к поставленной цели, но не стоит забывать, что труд – главный источник успеха при правильном управлении временем.
В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.
Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.
Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра , но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:
- Срочные и важные – не допускать
- Срочные и неважные – делегировать
- Несрочные и важные – делать
- Несрочные и неважные – не делать
Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию.
Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.
Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации . Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.
Завести нужные связи . Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список .
Разобрать вещи . Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.
Подготовить нужные документы . Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.
Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?
